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3个步骤,教你刨根问底,解决质量难题!

2024-06-06 08:00:27

一个很有意思的故事。

按照规定,现在世界上铁路轨道两轨直接的距离应该是143.5厘米,这一度量最早是由英国人提出来的,那么他们为什么要把这个宽度当做标准宽度呢?

英国的铁轨宽度,是沿用的电车轨道的宽度。那么为什么电车轨道的宽度需要14.35厘米呢?原来设计电车轨道的人原来是设计马车的。

再追根溯源,为什么马车车轮之间的宽度需要143.5厘米呢?原来中世纪的马路是由罗马人制作并设计的,因为143.5厘米是当年罗马战车的宽度,高于或低于这个宽度的战车走在马路上,受各种因素的影响,寿命都不会很长,所以罗马人以143.5厘米作为战车轮距宽度。

一般来说问题到这里就可以结束了,但是如果再进一步询问,为何要以这个宽度作为战车的轮距宽度呢?

答案在于一辆战车需要两匹马进行牵引,而这两匹马的屁股之间的宽度就是143.5厘米。

或许有人会觉得奇怪,火车轨道和马屁股本是毫不相关的两件事物,但是却产生了神奇的联系。

这一奇怪现象和层层的推理设问,最后得出来的结论,其实就是运用了“5why”法则。

01.

什么是“5why”法则?

“5why”法则是指当问题发生时,从问题的表面出发,层层追问其发生的原因,直到探寻到最根本的原因为止,通常会有5个问“为什么”的流程,所以也被称为“5why”法则。

就像在一个方案的研究和制定过程当中,我们只有充分了解客户最原始,也就是最初的需求,才能从这个需求出发,对所做的方案进行修改。这样一来才会避免整个工作过程变得繁杂冗长,从而提高工作效率。

在职场中为什么要遵循“5why”法则呢?

举个简单的例子,我有个同事,有一段时间经常迟到,他自己分析了一下。

早上迟到的原因是起晚了,而起晚了的原因在于昨晚没有睡好,没有睡好的原因在于睡太晚,而之所以睡太晚是因为精神亢奋,毫无睡意,而亢奋的原因在于昨天下午喝了一杯咖啡。

就这样经过一番顺藤摸瓜式的对自己的提问,他终于找到了迟到的原因,由此得出结论,为了避免第二天迟到,在前一天下午尽量不要喝咖啡。

这是一件很小的事情,但是却可以折射到我们的日常工作当中。

“5why”法则如果能够得到贯彻地实施,就能够从最根源解决问题。

如果在问题发生时,我们也能够像这样从事情的表面出发,通过层层推论最后找到导致问题发生的最根本原因,那么就能够很好地规避这个问题,防止再犯,工作的效率也能随之提高。

比如生产部的主任某次去车间巡视日常生产情况时,发现干净的地面上出现了一滩油渍。

本来是很常见的一幕,因为车间内部的卫生清洁工作不到位,出现油渍是很正常的,但是主任却并没有把它当作寻常油渍来对待。

他找来车间的工人询问,又对机器进行研究,发现地上的一摊油渍是机器在漏油,而机器漏油的原因是衬垫磨损严重。

再经过一番调查,主任发现衬垫质量不好,是因为采购部只追求短期成本的降低,而忽略了实际情况。就这样经过一层层深入询问,地面上的一摊油渍反映的就不是简单的卫生清洁问题,而是整个工厂的生产理念需要调整。

02.
优秀的质量人都懂得运用“5why”法则

“5why”法则这一理念最初是由丰田集团的设计师大野耐一发明的。作为设计师,他经常会去生产车间观察机器的运行,当生产过程出现故障,譬如说机器停止运行,他就会仔细询问工人,直到找到最根本的原因为止。

大野耐一还和工人有过很著名的对话,就是针对某一现象不停地提问“为什么”。

这样接连几个为什么,让大野耐一成功地找到了问题的关键所在,最终通过在润滑泵处添加过滤器的方法来处理此次事故。由此可见,一个大公司的崛起并非易事,需要管理人员和生产工人上下一心的配合协作,但是一旦出了问题,追根究底的询问是必不可少的,这有利于快速找到问题发生的根本原因,并且有助于从根源解决问题。

在大野耐一巧妙首创“5why”法则之后,这一定律被广泛应用于各个行业和各种场所。

杰斐逊纪念馆就是典型的例子,据说有一段时间,该纪念馆的外墙破损很严重,经常都需要修复,花费了不少人力和物力,但过不了多长时间,就又会破损。

新上任的馆长决定好好整治这一问题,他经过一段时间的观察,发现墙面之所以会破损是因为经常需要清洗,而清洗墙面的清洁剂中含有大量的化学物质。那么为何需要经常清洗呢?因为总是会有大量的鸟粪堆积在墙面上。

经过进一步调查,馆长发现,每到了晚上,墙面上就会有许多小昆虫聚集在一起,而当地的鸟类喜食这种昆虫,所以为了捕食,纪念馆的墙面上出现了大量的鸟粪。

为何又会有昆虫呢?原来这种昆虫是趋光性的,到了夜幕降临的时候,一片黑暗中只有纪念馆里亮着灯,所以昆虫们都聚集于此。问题的最根本原因已经找到,所以为了解决墙面破损问题,馆长决定下达新的规定,那就是在天黑以前将所有的窗帘都关上。

看似毫无联系的几件事,其实都是环环相扣的,而看似很难解决的墙面破损问题,最后竟然只需要在天黑前拉窗帘即可解决。

正是因为恰当运用了“5why”法则,有了馆长锲而不舍地追问的精神,才能以如此之低的成本解决问题。

03.

如何运用“5why”法则,高效解决职场问题?


“5why”法则在工作中是很重要的,那么如何贯彻又是一个重大的问题,该如何做呢?

第一,问题发生时,不要只停留于表面,要坚持探寻根本原因。

这是防止问题再度发生的关键性一步,这需要我们放下主观成见,以尽量完整客观的角度去看待所发生的问题,并且需要层层设问,从结果出发,顺藤摸瓜地找到线索,一步步进行提问。

在提问的过程中,也要注意不能偏离核心问题,要围绕核心,抽丝剥茧找出原因,在最后一个原因出现之后,也要学会反推,以使结果符合逻辑。

第二,学会将问题分成许多小问题,扩大研究的范围。

这是用“5why”分析法处理问题的重要步骤,通常需要人们建立系统的知识网络,对每项步骤进行细致的记录和分析。这也是很多大公司在处理问题时会采用的基本准则。

比如某轮胎生产厂发现某一批次的轮胎出现了研磨的裂纹,于是经理召集了各部门的主任进行紧急的会议。

每个部门主任都对本部门的工作进行核查与反馈,最后每个部门将结果进行了统一的汇报,发现生产部门没有及时察觉油压箱的油量减少,QC部和品管部没有对酸洗实验做细致的规定和完善,就是在这样的一环扣一环当中,每一个部门都有疏忽的地方,共同酿成了这一批轮胎的质量不合格。

将一个大问题分解成很多个小问题,不仅有利于细化问题,提高效率,更能够激发工作的积极性。比如在这个案例当中,看似是很严重的质量问题,但其实只要各部门各司其职,就能够避免问题的发生。

这个方法也能够帮助管理者迅速找到问题的根源所在,在规定的制定和实行过程中可以避免复杂冗长的传达程序。

第三,注意跟踪结果,及时反馈。

在这一点上,有一个著名的案例是一个国家因为打输了一场重要的战役而亡国了,原因在于亲自征战的国王的马匹在战斗的过程中跪跌在地,导致国王被敌军俘虏。最后这个倒霉的国王也就失去了大片的国土,自己也沦为敌人的阶下囚。而马匹失利的原因就在于少了一个马掌钉,在奔跑的过程中,不堪忍受石子的硌脚,所以摔倒了,连带着国王也摔在了地上。

而在战争打响的前两个小时,铁匠还在给国王的战马安马掌钉,但是马夫却等不了了,他一直在催铁匠快一点,免得国王生气。所以一直被催促的铁匠匆匆忙忙钉了三个马掌后,发现不够铁钉来钉第四个马掌了,为了不挨骂,就随便用剩下的材料钉了第四个马掌。

所以这匹没有钉好马掌的战马也就匆忙应战,在战场上没过多久,那个粗制滥造的马掌就自然脱落了,最后酿成了悲剧。这件事情中,如果铁匠能够多花两分钟去找材料,或许就能改变事情的整个走向了。

足可见得关注结果、及时进行反馈并调整方法的重要性了。

这是问题解决后所需要采取的步骤,对结果的跟踪能够看出解决方法是否有效,是否有需要改进的地方,在下次出现类似问题的时候,能够进行有效的防范,并且有利于快速地解决问题。

所有事情在发生之前必定会有很多征兆或原因,因此,如果我们不能有效规避风险,起码可以通过“5why”分析法,以一种“打破砂锅问到底”的精神,在抽丝剥茧的层层设问下找出问题发生的最根本原因,从而有效解决问题。



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